KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
Kaynak Tekniği Sanayi ve Ticaret A.Ş. (“Askaynak”) için kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliği büyük önem taşımaktadır.
Askaynak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVK Kanunu”) yürürlüğe girmesinden çok önce başlanan ve sürdürülmekte olan çalışmalarla, KVK Kanunu’na uyum için gerekliliklerin layıkıyla yerine getirilmesini ve uluslararası standartlarda bir veri koruma ve işleme politikası oluşturulmasını hedeflemektedir.
Askaynak Kişisel Verilerin Korunması Politikası (“Politika”) ile Askaynak tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde benimsenen ve uygulamada dikkate alınan ilkeler ortaya konulmaktadır. Politika’da ayrıca, Askaynak’ın kişisel verileri hangi amaçlarla işlediği, kişisel verileri hangi yöntemlerle topladığı, , veri işlemenin hukuki sebepleri, verilerin kimlere hangi amaçlarla aktarılabileceği ve ilgili kişilerin haklarına ilişkin bilgi verilmektedir.
I. BÖLÜM. GENEL BİLGİLENDİRME
Askaynak , kişisel verilerinizi, mevzuatta öngörülen sınırlar dâhilinde, aşağıdaki şekilde işlemektedir.
1.1. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi:
İşlenen kişisel veriler, ürün ve hizmetlerimizin türü ve niteliğine göre değişebilmektedir. Kişisel verilerinizi otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ofislerimiz, çağrı merkezimiz, internet sitemiz, sosyal medya mecralarımız, iş ilişkisi içerisinde olduğumuz şube ve bayiler ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplayabilmekteyiz.
Tarafımıza ait ürün ve hizmetlerden yararlandığınız müddetçe kişisel verileriniz işlenebilecek ve verilerinizin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak amacıyla gerektiğinde güncellenebilecektir. Ayrıca, ürün ve hizmetlerimizden yararlanmak amacıyla, Askaynak ofis binalarını, şubelerini, bayilerini, mağaza ve merkezlerini fiziken ziyaret ettiğinizde veya çağrı merkezlerini kullandığınızda, internet sayfaları ve/veya sair sosyal ve dijital mecraları ziyaret ettiğinizde veya Askaynak düzenlediği etkinlik, seminer, organizasyon, eğitim gibi faaliyetlere katıldığınızda da kişisel verileriniz işlenebilecektir.
1.2. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri:
Kişisel verileriniz:
• Sunulan ürün ve hizmetlerin temini ile sizi bunlardan faydalandırabilmek için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılması,
• Sunulan ürün ve hizmetlerin sizin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilmesi ve size özel olarak önerilmesi,
• Satış ve pazarlama faaliyetleri için yapılacak trafik ölçümleme, istatistiki analizler, segmentasyon/profilleme ve CRM çalışmalarını yürütmek,
• Müşteri memnuniyeti, talep ve şikayet yönetimi ile satış sonrası süreçlerin kurgulanması ve/veya icrası
• Askaynak’a özel ticari faaliyetlerin kurgulanması, koordine edilmesi, geliştirilmesi, icrası ile iş geliştirmeye ve ticari aktivitelere yönelik faaliyetlerin planlanması ve icrası ve bu kapsamda; sistemlere erişime yönelik faaliyetlerin/geliştirmelerin ve analizlerin gerçekleştirilmesi, planlanması ve icrası, bilişim teknolojileri ve veri güvenliği faaliyetlerinin planlanması ve icrası, dışarıdan danışmanlık gibi hizmetlerin alımına yönelik faaliyetlerin takibi, planlanması ve icrası
• Tedarikçi/bayi/iş ortağı ile ilişkilerin yönetimi, geliştirilmesi, planlanması ve icrası
• Hukuken gerekli işlemlerin/kayıtların bildirimlerin gerçekleştirilmesi, hukuk işlerinin takibi ve icrası, hukuki görüş verilmesi,
• Sözleşmelerin kurulması ve ifasına yönelik süreçler ile sözleşme sonrası hizmetlerin gerçekleştirilmesi,
• Finans ve muhasebeye yönelik faaliyetlerin planlanması, takibi ve icrası
• İnsan kaynakları operasyonlarının kurgulanması, yürütülmesi veya geliştirilmesi kapsamında Şirketimize yönelttiğiniz başvuruların ve işe uygunluğunuzun değerlendirilmesine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesi, işe kabul ve girişleriniz için gereken kayıtların ve işlemlerin gerçekleştirilmesi, iş sözleşmelerinin hukuki açıdan değerlendirilmesi, iş sözleşmelerinin kurulması, Şirketimize iş başvurusunda bulunan kişilere ve Şirketimizde daha önce çalışmış kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi için gerekli verilerin saklanması; Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi kapsamında Şirketimiz yerleşkelerinin fiziki veya elektronik ortamlarının güvenliğinin temini,
• Şirketimize yönelttiğiniz staj başvurularının ve işe uygunluğunuzun değerlendirilmesine yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesi, işe kabul ve girişleriniz için gereken kayıtların ve işlemlerin gerçekleştirilmesi, Şirketimize staj başvurusunda bulunan kişilere ve Şirketimizde daha önce staj yapmış kişilere uygun bir pozisyon olduğu takdirde yeniden iş önerisi götürülebilmesi için gerekli verilerin saklanması
• Askaynak ve Askaynak ile iş ilişkisi içerisinde olan üçüncü kişilerin hukuki, teknik, ticari güvenliği ve iş güvenliğinin temini kapsamında Askaynak bina ve tesis güvenliğinin sağlanması, Askaynak tesislerine giriş yapan ziyaretçilere ilişkin çalışmaların hukuka uygun şekilde planlanması ve icrası; Askaynak yerleşkelerinin fiziki ve/veya elektronik güvenliğinin temini,
• Askaynak ve Askaynak ile iş ilişkisi içerisinde olan üçüncü kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi ile hukuki yükümlülüklerin ifasına yönelik faaliyetlerin gerçekleştirilmesi ve bu kapsamda, organizasyon ve etkinliklere katılan kişilerin kayıtlarının tutulması,
• Şirketimiz faaliyetlerinin şirket politikalarına, yönergelerine, ana sözleşmeye ve ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesi ile yetkili kurum ve kuruluşlara hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle bilgi verilmesi veya denetime ilişkin faaliyet ve yükümlülüklerin ifası verinin elde edilmesi esnasında size bildirilecek diğer sair amaçlarla,
KVK Kanunu Madde 5 ve Madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenir. Bu amaçlar doğrultusunda kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
a. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması
Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Veri, sahibinin açık rızası kapsamında ve açık rızada belirtilen amaçlarla işlenir. Kural olarak, aşağıdaki diğer şartların varlığı halinde veri sahibinin ayrıca açık rızasının alınmasına gerek bulunmamaktadır.
b. Kanunlarda Açık Görülmesi
Kanunda açıkça öngörülmesi halinde, veri sahibinin kişisel verileri, hukuka uygun olarak işlenir. Kanunlarda veri işlemeye izin verilen hallerde, ilgili kanunda yer alan sebep ve veri kategorileri ile sınırlı olarak veri işlenir. (Örnek: Çalışan özlük bilgilerinin, ilgili mevzuat uyarınca özlük dosyalarında muhafaza edilmesi.)
c. Fiili Imkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir. (Örnek: Şirket tesisleri içerisinde sağlık problemi nedeniyle bilincini kaybeden ziyaretçimizin sağlık bilgilerinin işlenmesi.)
d. Sözleşmenin Kurumlası veya İfasıyla doğrudan İlgi Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde (sözleşmenin kurulması veya ifasına dayalı olarak verisi işlenecek kişinin sözleşmenin taraflarından birisi olması koşuluyla) kişisel veriler işlenebilir.
e. Hukuki Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi
Askaynak 'nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için veri işlemenin zorunlu olması halinde, veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir. (Örnek: Kamu kurum ve kuruluşları tarafından istenen verilerin bu mercilere aktarılması.)
f. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Veri sahibinin kişisel verisinin, kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde, alenileştirme amacı ile sınırlı olarak, ilgili kişisel veriler işlenebilir. (Örnek: Kendileri ile irtibat kurmamızı isteyen ve bu nedenle internet üzerinden kimlik ve irtibat bilgilerini alenileştiren çalışan adaylarının irtibat bilgilerinin, bu amaç doğrultusunda işlenmesi.)
g. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. (Örnek: İşten ayrılan çalışanımızın özlük bilgilerinin dava zaman aşımı süreleri boyunca saklanması.)
h. Meşru Menfaatler Nedeniyle Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Askaynak ’ın meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir. (Örnek: İnsan kaynakları politikaları çerçevesinde ödül ve prim uygulamaları için gerekli çalışan performans verilerinin işlenmesi.) İşlenen verilerin KVK Kanunu’nda tanımlandığı şekilde özel nitelikli kişisel veri olması halinde; kişisel veri sahibinin açık rızası da yok ise, kişisel veri ancak KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla, aşağıdaki durumlarda işlenebilir:
(i) Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, nlarda öngörülen hallerde,
(ii) Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.
1.3. Kişisel Verilerin Güvenliği
Askaynak , KVK Kanunu Madde 12’ye uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, bu verilere hukuka aykırı erişimleri engellemek, bunların muhafazasını sağlamak amacıyla uygun gerekli tedbirleri almakta ve kişisel verilerin üçüncü kişilerce hukuka aykırı olarak işlenmesine engel olmaktadır.
1.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel verileriniz, işbu Politika’da belirtilen amaçların yerine getirilmesine yönelik olarak, , Askaynak’ın yurtiçi veya yurtdışında yerleşik hissedarlarına, kanunen yetkili kamu kurumları ve kuruluşlarına, tedarikçilerimize, iş ortaklarımıza veya hizmet alınan kişilere , aktarılabilecektir.
1.5. Kişisel Veri Sahibinin KVK Kanunu Madde 11'de Sayılan Hakları
KVK Kanunu Madde 11 uyarınca:
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
f) KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Paylaştığınız bilgilerin/verilerin doğru olması ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi, KVK Kanunu anlamında veri üzerinde sahip olunan hakların kullanabilmesi ve ilgili diğer mevzuat açısından önemli olup, yanlış bilgi verilmesinden doğacak sorumluluklar tamamen size aittir.
II. BÖLÜM. TEMEL İLKELER
Askaynak, kişisel verilerin korunması ve işlenmesiyle ilgili olarak mevzuatta yer verilen genel ilkeler ile şartları karşılar ve kişisel verilerin Anayasa’ya ve KVK Kanunu’na uygun olarak işlenmesini sağlamak amacıyla aşağıda sıralanan ilkelere uygun hareket eder.
2.1. Kişisel Veri İşleme Faaliyetlerinin Hukuka Ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olması
Askaynak, KVK Kanunu’nun 4. maddesi uyarınca kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işler, veri sahiplerine karşı “şeffaflık” ilkesini benimser ve kişisel veri sahiplerine bilgilendirmede bulunur. Bilgilendirmede, açıklık ve dürüstlük esas alınır, toplanan kişisel verilerin kullanım amacı hakkında net bilgi verilir ve veriler bu çerçevede işlenir. Kişisel verinin, herhangi bir hukuki gerekçe olmaksızın, veri sahibi üzerinde olumsuz etkiye sebebiyet verecek şekilde kullanımından kaçınılır.
2.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması
Askaynak, işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar.
2.3. Kişisel Verilerin Berlirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşlenmesi
Askaynak, kişisel verileri meşru ve hukuka uygun sebeplerle toplar ve işler. Askaynak, kişisel verileri, yürütmekte oldukları faaliyetlerle bağlantılı olarak, makul çerçevede ve gerekli olduğu ölçüde işler.
2.4. İşlendikleri amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Askaynak, işleme amacı ile ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemekten kaçınır. Bu çerçevede, veri işleme faaliyetinin en aza indirilmesi esastır.
2.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Askaynak, Türk Ceza Kanunu Madde 138 ve KVK Kanunu Madde 4 ve Madde 7’ye uygun olarak, işledikleri kişisel verileri, yalnızca ilgili mevzuat ve kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza ederler. Bu kapsamda öncelikle, işlemeye konu kişisel verilerin saklanması için ilgili mevzuatta belirli bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilir. Yasal bir süre belirlenmişse, bu süreye uygun davranılır. Yasal süre belirlenmemişse, işleme amacının gerçekleşmesi için gerekli olan süre belirlenir ve kişisel veriler bu süreyle sınırlı olarak saklanır. Süre bittiğinde, verilerin daha uzun süre saklanmasını gerektiren hukuki bir sebep yoksa kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
III. BÖLÜM. YÜRÜRLÜLÜK VE UYGULAMA
Bu Politika 7 Ekim 2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin güncellenmesi durumunda güncellemeler yayımlandıkları tarihte yürürlüğe girer. Politika en güncel hali ile www.askaynak.com.tr sitesinde yayımlanır.
IV. TANIMLAR
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, kişisel veri niteliğini kaybedecek ve bu durumun geri alınamayacağı şekilde değiştirilmesidir. Ör: Maskeleme, toplulaştırma, veri bozma vb. tekniklerle kişisel verinin bir gerçek kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Bağlı Şirket : Lincoln Electric tarafından doğrudan veya dolaylı olarak kontrol edilen ya da doğrudan veya dolaylı olarak aynı kontrole tabi bulunan diğer bir kişi veya %50 veya daha fazla hissesi doğrudan veya dolaylı olarak Lincoln Electric’e ait olan şirket anlamına gelir.
Lincoln Electric Kuruluşları : Lincoln Electric. ve Bağlı Şirketlerini ifade eder.
Kişisel Veri Sahibi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler, çalışanlar ve çalışan adayları.
Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Dolayısıyla tüzel kişilere ilişkin bilgilerin işlenmesi Kanun kapsamında değildir. Örneğin; ad-soyad, TCKN, e-posta, adres, doğum tarihi, kredi kartı numarası, banka hesap numarası vb.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.
Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur. Örneğin, her bir tüzel kişilik.
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişidir. Örneğin, (varsa) Lincoln Elecric Türkiye’nin verilerini tutan bulut bilişim firması, talimatlar çerçevesinde arama yapan call-center firması vb.